L’ufficio stampa gestisce le informazioni di un’azienda o di un professionista verso l’esterno principalmente perché esse siano pubblicate dai mass media.
I giornalisti dei mass media, magazine, quotidiani, cartacei, web, blog, radio e tv, sono i principali interlocutori, con i quali interagisce attraverso i comunicati stampa.
L’ufficio stampa sviluppa e difende la reputazione dei propri clienti per mezzo delle notizie pubblicate dai media.
I giornalisti gestiti dall’ufficio stampa non sono pagati perché scrivano. Lo fanno se sono interessati al contenuto del comunicato stampa.
Per questo, quando un articolo parla di un’azienda o di un professionista, è credibile, mentre tutte le altre forme di comunicazione sono frutto di un investimento e quindi sono autoreferenziali.
Il target finale dell’ufficio stampa sono gli utenti-lettori dei media. Spesso ci si chiede: a quali testate saranno inviati i miei comunicati?
La scelta dipende dal tipo di notizia e dal target di lettori che si vuole raggiungere. In Gruppo Areté il professionista delle Relazioni Pubbliche (PR) crea le strategie e i contenuti dei comunicati e gli addetti stampa gestiscono materialmente le attività di diramazione.
Il PR e l’addetto stampa hanno quindi il compito sviluppare le relazioni con gli organi d’informazione utili per i committenti.
L’ufficio stampa guida il cliente a identificare i contenuti notiziabili relativi alla propria attività, visione, missione, valori, etc e anche a crearli con piani di marketing communication secondo la content strategy ; poiché un fatto è notizia secondo il contesto, l’ufficio stampa si aggiorna in merito ai trend di mercato e di scenario sociale per garantire al cliente di diramare comunicati stampa efficaci. Un buon ufficio stampa sa, prima di lanciare il comunicato, quale è il potenziale di redemption.
Un comunicato stampa è a sua volta un progetto ritagliato secondo l’obiettivo parziale voluto, rispetto all’obiettivo globale di tutto il progetto di comunicazione e marketing del cliente; per la stessa notizia potrebbero essere consigliati più di un comunicato, con tagli diversi, per non perdere opportunità di visibilità su diversi tipi di target.
L’ufficio stampa può inoltre proporre e organizzare interviste, visite alle aziende, eventi aziendali costruiti per essere di interesse mediatico.
In alcuni casi, in luogo di inoltrare direttamente ai giornalisti il comunicato stampa, si organizza prima una conferenza stampa, che è un incontro fisico e o web con i giornalisti in target per far presentare i dettagli della notizia direttamente dall’azienda o dal professionista. Questo vale la pena di farlo quando la notizia è di una certa rilevanza per il mercato/la società.
I risultati dell’ufficio stampa sono gli articoli ottenuti la cui raccolta si chiama rassegna stampa.