L’ufficio stampa gestisce le informazioni di un’azienda o di un professionista verso l’esterno principalmente perché esse siano pubblicate dai mass media.
I giornalisti dei mass media, magazine, quotidiani, cartacei, web, blog, programmi radio e tv, sono i principali interlocutori, con i quali interagisce attraverso i comunicati stampa.
L’ufficio stampa crea, sviluppa e difende la reputazione dei propri clienti per mezzo delle notizie pubblicate dai media.
I giornalisti gestiti dall’ufficio stampa non sono pagati perché scrivano. Lo fanno se sono interessati al contenuto del comunicato stampa.
Per questo, quando un articolo parla di un’azienda o di un professionista è credibile, mentre tutte le altre forme di comunicazione sono frutto di un investimento.
Il target finale dell’ufficio stampa sono gli utenti-lettori dei media. Spesso ci si chiede: a quali testate saranno inviati i miei comunicati?
La scelta dipende dal tipo di notizia e dal target di lettori che si vuole raggiungere. In Gruppo Areté il professionista delle Relazioni Pubbliche (PR) crea le strategie e gli addetti stampa gestiscono materialmente le attività di diramazione.
Il PR e l’addetto stampa hanno anche il compito sviluppare le relazioni con gli organi d’informazione utili per i nostri committenti.
L’ufficio stampa guida il cliente a identificare i contenuti notiziabili relativi alla propria attività, visione, missione, valori, etc e anche a crearli con piani di marketing communication guidati dalla content strategy ; poiché un fatto è notizia secondo il contesto, l’ufficio stampa si aggiorna in merito ai trend di mercato e di scenario sociale per garantire al cliente la piena efficacia dei comunicati stampa. Un buon ufficio stampa sa prima di lanciare il comunicato quale sarà la redemption.
Un comunicato stampa è a sua volta un progetto ritagliato secondo l’obiettivo parziale voluto, rispetto all’obiettivo globale di tutto il progetto di comunicazione e marketing del cliente; per la stessa notizia potrebbero essere consigliati più di un comunicato, con tagli diversi, per non perdere opportunità di visibilità su diversi tipi di target.
L’ufficio stampa può inoltre proporre e organizzare interviste, visite alle aziende, eventi aziendali di interesse mediatico.
In alcuni casi, in luogo di inoltrare direttamente ai giornalisti il comunicato stampa, si organizza prima una conferenza stampa, che è un incontro con i giornalisti in target per far presentare i dettagli della notizia direttamente dall’azienda o dal professionista. Questo vale la pena di farlo quando la notizia è di una certa rilevanza.
I risultati dell’ufficio stampa sono gli articoli ottenuti la cui raccolta si chiama rassegna stampa.